Stundennachweis & Abrechnung
Stundennachweis im Handwerk Österreich: Sammelbeleg für Lohnverrechnung und Abrechnung
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Der Stundenzettel hält fest, wann ein Mitarbeiter wo gearbeitet hat - der Stundennachweis macht daraus den Beleg, mit dem abgerechnet wird. werkflow verdichtet erfasste Stundenzettel automatisch zum Sammelbeleg je Auftrag: Grundlage für BMD/RZL-Export an die Lohnverrechnung und für die Regierechnung an den Kunden. Weil dieser Beleg abrechnungsrelevant ist, gilt nach § 212 UGB eine Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren - länger als die reine Arbeitszeitaufzeichnung.
Stundenzettel und Stundennachweis sind nicht dasselbe
Der Stundenzettel ist die tägliche Einzelaufzeichnung: wann ein Mitarbeiter auf welcher Baustelle begonnen und aufgehört hat - die AZG-Pflicht selbst. Der Stundennachweis ist eine Ebene darüber: der verdichtete Sammelbeleg pro Woche, Monat oder Auftrag, sobald diese Zahlen als Grundlage für Lohnverrechnung oder Rechnungsstellung verwendet werden. In Papierbetrieben passiert dieser Verdichtungsschritt von Hand - mit Übertragungsfehlern und Verzug. werkflow erzeugt den Stundennachweis automatisch aus den erfassten Stundenzetteln, ohne zweiten Erfassungsschritt.
Woher die Stunden im Nachweis kommen: § 26 AZG
Nach § 26 AZG müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit jedes Dienstnehmers aufzeichnen - Gesellen, Facharbeiter, Lehrlinge, Teilzeitkräfte. Diese arbeitsrechtliche Pflicht ist die Datenquelle des Stundennachweises, aber nicht identisch mit ihm: Sobald die Stunden in einen Sammelbeleg für Kalkulation, Lohnverrechnung oder Rechnung münden, greift eine eigene, kaufmännische Aufbewahrungspflicht.
Sieben statt zehn Jahre: § 212 UGB
Sobald der Stundennachweis Buchungsbeleg ist - also in Kalkulation, Lohnverrechnung oder Rechnungsstellung einfließt -, gilt § 212 UGB: Bücher, Belege und Geschäftskorrespondenz sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des Kalenderjahrs der letzten Bucheintragung. Nicht zehn Jahre, wie es an anderer Stelle vereinzelt kursiert - der Gesetzestext nennt eindeutig sieben Jahre. Bei anhängigen Verfahren, in denen der Betrieb Partei ist, verlängert sich die Frist automatisch bis zum Abschluss. Digitale Stundennachweise bleiben in werkflow über den gesamten Zeitraum unveränderlich abrufbar - kein Ordner, der im Keller feucht wird.
Vom Stundennachweis zur Regierechnung
Für Regieleistungen ist der Stundennachweis nicht nur Lohngrundlage, sondern direkte Abrechnungsgrundlage gegenüber dem Kunden: werkflow multipliziert den vereinbarten Stundenverrechnungssatz mit den tatsächlich erfassten Stunden und erstellt daraus automatisch die Regierechnung - mit Auftragsbezug und Mitarbeiterzuordnung als Nachweis gegenüber Bauträger oder WEG-Verwalter bei Mehrparteienhaus-Projekten.
BUAK-Meldung baut auf demselben Nachweis auf
Baubetriebe melden monatlich die geleistete Arbeitszeit pro gewerblichem Dienstnehmer an die Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse (BUAK). Ohne lückenlosen Stundennachweis pro Baustelle lässt sich diese Meldung nicht korrekt erstellen - Fehler bedeuten Nachzahlungen mit Verzugszinsen und Verwaltungsstrafen bei Prüfungen.
Wie werkflow hilft
- Automatische Verdichtung: Stundenzettel je Mitarbeiter und Auftrag werden zum Stundennachweis zusammengefasst - kein manueller Übertrag
- WKO-KV-konforme Zuschläge: Überstunden- und Feiertagszuschläge nach dem jeweiligen Kollektivvertrag des Gewerks korrekt berechnet
- BMD/RZL-Export: Stundennachweis je Mitarbeiter mit Personalnummer, Stichtag ein Klick
- Regierechnung aus Stunden: Stundenverrechnungssatz × erfasste Stunden, direkt aus dem Nachweis
- 7 Jahre unveränderlich archiviert: § 212 UGB-konform, jederzeit für Steuerprüfung oder Arbeitsinspektorat abrufbar
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel und Stundennachweis?
Der Stundenzettel ist die tägliche Einzelaufzeichnung je Mitarbeiter und Baustelle - die AZG-Pflicht selbst. Der Stundennachweis ist der daraus verdichtete Sammelbeleg pro Woche, Monat oder Auftrag, sobald er als Grundlage für Lohnverrechnung oder Rechnungsstellung dient. werkflow erzeugt den Stundennachweis automatisch aus den erfassten Stundenzetteln - kein zweiter Erfassungsschritt.
Wie lange muss ich Stundennachweise in Österreich aufbewahren?
Sieben Jahre nach § 212 UGB, sobald der Stundennachweis als Buchungsbeleg in Kalkulation, Lohnverrechnung oder Rechnung einfließt - nicht zehn Jahre, wie mancherorts fälschlich kolportiert wird. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs der letzten Bucheintragung. Digitale Stundennachweise in werkflow bleiben über den gesamten Zeitraum unveränderlich abrufbar.
Welche gesetzliche Grundlage hat die Arbeitszeitaufzeichnung, aus der der Stundennachweis entsteht?
§ 26 AZG verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit jedes Dienstnehmers. Das ist die arbeitsrechtliche Grundlage der Einzelerfassung (Stundenzettel). Der Stundennachweis baut darauf auf, ist aber ein eigenständiges Dokument mit eigener, längerer Aufbewahrungspflicht, sobald er zum Buchungsbeleg wird.
Wie wird aus dem Stundennachweis eine Regierechnung?
Für Regieleistungen multipliziert werkflow den vereinbarten Stundenverrechnungssatz mit den tatsächlich erfassten Stunden aus dem Stundennachweis und erstellt daraus automatisch die Regierechnung - mit Auftragsbezug und Mitarbeiterzuordnung als Nachweis gegenüber Bauträger oder WEG-Verwalter.
Wie exportiert werkflow den Stundennachweis für die Lohnverrechnung?
Am Stichtag exportiert werkflow alle Stundennachweise im BMD- oder RZL-Format - je Mitarbeiter mit Personalnummer: Normalstunden, Überstunden nach dem jeweiligen WKO-Kollektivvertrag, Feiertags- und Nachtstunden. Der Steuerberater oder die Lohnverrechnerin übernimmt die Datei direkt, ohne manuellen Übertrag.
Gilt für jedes Gewerk derselbe Überstundenzuschlag im Stundennachweis?
Nein. Die Zuschläge richten sich nach dem jeweiligen WKO-Kollektivvertrag des Gewerks - Bau, Elektro, SHK und Tischler haben unterschiedliche Sätze. werkflow hinterlegt den passenden KV je Betrieb, damit der Stundennachweis korrekt bewertete Stunden ausweist.
Was kostet werkflow für österreichische Handwerksbetriebe?
werkflow arbeitet mit Fixpreis statt Abo: ein einzelner Baustein ab 1.500 Euro, ein komplettes System 8.000 bis 15.000 Euro. Stundennachweis, Regieabrechnung und BMD/RZL-Export sind im Projektumfang enthalten. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreisangebot.
Quellen und Weiterführendes
Die rechtliche Einordnung ist länderspezifisch. Prüfen Sie die aktuelle Originalquelle und verbinden Sie den Stundennachweis anschließend mit der passenden Lohn- und Rechnungsabrechnung.
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