Gewerk-Automatisierung
Malerbetrieb automatisieren: Angebote, Rechnungen, Koordination — per WhatsApp
Ein Malerbetrieb lebt von Präzision: die richtigen Farben, die richtige Menge, der richtige Zeitplan. Aber hinter der Baustelle wartet der Schreibtisch — Angebote, die stundenlang kalkuliert werden müssen, Lieferantenrechnungen von Farbe, Grundierung und Werkzeug, Termine die sich verschieben, und Kunden die täglich nachfragen.
werkflow übernimmt genau diese Aufgaben. Sie beschreiben den Auftrag, wir erstellen das Angebot. Sie fotografieren den Beleg, wir bereiten den Steuerberater-Export vor. Per WhatsApp, ohne neue Software.
Die drei größten Zeitfresser im Malerbetrieb
- Angebote kalkulieren — m² ausrechnen, Materialmengen schätzen, Stunden einplanen, Preise nachschlagen. Für ein mittleres Objekt schnell 2–3 Stunden.
- Lieferantenrechnungen erfassen — Hornbach, Fachgroßhandel, Kleinlieferanten. Belege kommen per Post, per Mail, per Handyfoto. Jeder muss manuell erfasst werden.
- Auftragskoordination — Wer ist morgen wo? Ist das Material bestellt? Hat der Kunde die Freigabe gegeben? Alles läuft über WhatsApp und Telefon — und vieles geht verloren.
Bei einem Malerbetrieb mit 5–15 Mitarbeitern summiert sich das auf 15 bis 25 Stunden pro Woche — reine Verwaltungsarbeit, die keinen neuen Auftrag bringt.
Wie werkflow den Malerbetrieb-Alltag verändert
Angebote: Von der Besichtigung zum fertigen PDF
Nach der Besichtigung schicken Sie eine kurze Sprachnachricht an werkflow: Raumgröße, Untergrund, gewünschte Farbe, Anzahl Anstriche, Sonderleistungen. Die KI berechnet Materialmengen, plant die Arbeitsstunden und erstellt ein fertiges Angebot. Sie prüfen es kurz, passen ggf. den Preis an — und schicken es ab. Statt 2 Stunden: 10 Minuten.
Rechnungen: Foto statt Abtippen
Lieferantenbeleg erhalten — egal ob von Hornbach, dem Fachgroßhandel oder dem Kleinlieferanten. Foto machen, per WhatsApp schicken. Die KI liest Lieferant, Betrag, Steuersatz und Positionen aus, prüft auf Duplikate und erstellt den Export für Ihren Steuerberater. BMD, RZL, DATEV, Lexware und Sage werden vollständig unterstützt.
Firmenwissen: Konditionen und Farben immer griffbereit
Welche Konditionen haben wir bei Synthesa? Was haben wir dem Kunden Müller letztes Jahr für die Fassade verrechnet? Welche Farbnummer hat der Auftraggeber für die Decke freigegeben? Statt im Ordner suchen: kurze WhatsApp-Frage, sofortige Antwort — für Sie und für Ihre Gesellen.
Saisonalität im Griff: Hochsaison ohne Chaos
Frühling und Sommer sind im Malerbetrieb Hochsaison. Gleichzeitig kommen die meisten Anfragen rein, laufen die meisten Aufträge und stapeln sich die meisten Rechnungen. Genau dann ist am wenigsten Zeit für Büroarbeit.
werkflow läuft im Hintergrund — auch wenn Sie von Baustelle zu Baustelle hetzt. Kundenanfragen werden automatisch beantwortet, Rechnungen laufend erfasst, Angebote schneller fertiggestellt. Der Berg am Freitagabend bleibt aus.
Wie viel Zeit kostet Sie die Verwaltung gerade?
Berechnen Sie Ihr Einsparpotenzial in zwei Minuten.
Einsparpotenzial berechnenHäufige Fragen
Kann werkflow auch Angebote mit m²-Kalkulation erstellen?
Ja. Sie beschreiben den Auftrag per Sprachnachricht oder Foto — Raumgröße, Untergrund, Farbe, Anzahl der Anstriche. Die KI bereitet das Angebot vor, Sie prüfen und schicken ab. Materialmenge, Stunden und Preise werden automatisch kalkuliert.
Wie hilft werkflow bei Lieferantenrechnungen für Farben und Lacke?
Sie fotografieren den Lieferantenbeleg — egal ob von Hornbach, dem Fachgroßhandel oder einem kleinen Lieferanten. Die KI liest Positionen, Beträge und Steuersatz aus und bereitet den Export für Ihren Steuerberater vor. BMD, RZL, DATEV, Lexware und Sage werden unterstützt.
Mein Steuerberater nutzt BMD — funktioniert das?
Ja. werkflow exportiert im BMD-Format, das Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Keine Umstellung, keine Schulung auf seiner Seite.
Was kostet die Automatisierung für einen Malerbetrieb?
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Ein einzelner Baustein (z.B. nur die Rechnungserfassung) startet bei 1.500 Euro. Kein Abo, keine laufende Lizenzgebühr — das System gehört Ihnen.