Auftragsabwicklung

Auftragsmanagement im Handwerk: Von der Anfrage bis zur Rechnung ohne Chaos

Ein Handwerksbetrieb hat selten zu wenige Aufträge. Das Problem ist die Abwicklung: Wer ist wann wo? Was muss bestellt werden? Hat der Kunde die Freigabe gegeben? Wo ist das Angebot, das vor drei Wochen rausging? Alles im Kopf, alles auf Zetteln, alles über Telefon — und nichts davon skaliert.

werkflow strukturiert den Auftragsdurchlauf — von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung. Per WhatsApp, ohne neues System, ohne Schulungen.

Wo das Chaos im Auftragsmanagement entsteht

• Anfragen gehen verloren — Kunde ruft an, Chef ist auf der Baustelle, Nachricht auf dem Zettel, Zettel weg.
• Aufträge nicht dokumentiert — Was wurde vereinbart? Welcher Preis? Welche Leistungen? Im Kopf des Chefs — und nirgendwo sonst.
• Mitarbeiter schlecht koordiniert — Wer fährt morgen wohin? Was brauchen die? Kein Überblick, viele Anrufe, viel Chaos.
• Material zu spät bestellt — Arbeit geht nicht weiter, weil das falsche Material geliefert wurde oder gar keines da ist.
• Abrechnungen verzögert — Auftrag fertig, Rechnung geht erst Wochen später raus. Liquidität leidet.

Das Ergebnis: gestresste Mitarbeiter, verärgerte Kunden und ein Chef, der abends noch Koordinationsaufgaben erledigt, die morgens hätten laufen sollen.

Der automatisierte Auftragsdurchlauf mit werkflow

1. Anfrage: Sofortige Erfassung, keine Zettel mehr

Kunde ruft an oder schreibt. werkflow erfasst die Anfrage, fragt fehlende Details ab und legt einen Auftragsvorgang an. Nichts geht verloren. Auch wenn der Chef gerade unter dem Dach arbeitet.

2. Angebot: Vorbereitet, nicht von Hand getippt

Aus der erfassten Anfrage wird automatisch ein Angebotsvorschlag erstellt. Sie prüfen, passen ggf. Preis oder Leistungen an, schicken ab. Mehr dazu: Angebote schreiben im Handwerk.

3. Planung: Mitarbeiter einteilen per WhatsApp

Auftrag angenommen. Sie schreiben werkflow, welche Mitarbeiter wann gebraucht werden. werkflow plant ein, informiert das Team und erinnert am Vortag. Änderungen werden automatisch kommuniziert — kein Telefonchain, kein Vergessen.

4. Material: Bedarfe erfassen, Bestellungen vorbereiten

Was braucht die Baustelle? Mitarbeiter melden Materialbedarfe per WhatsApp. werkflow sammelt, prüft den Lagerbestand und bereitet die Bestellliste vor. Kein Material zu spät, kein Überbestand.

5. Abrechnung: Rechnung sofort nach Fertigstellung

Auftrag abgeschlossen. Mitarbeiter meldet das per WhatsApp. werkflow erstellt automatisch einen Rechnungsentwurf aus dem Angebot — Sie prüfen, passen an und schicken ab. Keine wochenlangen Verzögerungen mehr. Mehr zur Rechnungserfassung.

Firmenwissen: Was jeder Mitarbeiter wissen muss

Konditionen beim Lieferanten, Zufahrtbeschreibung zum Kunden, Preis des letzten Auftrags, Sonderwünsche aus dem Gespräch vor vier Monaten — all das steckt im Kopf des Chefs. werkflow macht es digital verfügbar: Mitarbeiter fragen per WhatsApp, bekommen sofort die Antwort. Weniger Anrufe auf der Baustelle, mehr Selbstständigkeit im Team.

Häufige Fragen