Case Study
Tischlerei Automatisierung in Oberösterreich: Von 12 Stunden Büro auf unter 5
Franz H.
Tischlermeister, 6 Mitarbeiter, Oberösterreich
"Ich hab jeden Abend bis 8 im Büro gesessen, nur Angebote und Rechnungen. Jetzt mach ich um 5 Feierabend und es geht trotzdem mehr raus als vorher."
Die Ausgangslage
Franz hat eine Tischlerei mit 6 Mitarbeitern, ein klassischer Meisterbetrieb. Küchen, Möbel nach Maß, Innenausbau. Die Werkstatt lief gut, aber das Büro war das Problem. Jeden Abend saß er noch da: Angebote schreiben, Rechnungen erfassen, offene Posten nachverfolgen, dem Steuerberater zuarbeiten.
12 Stunden pro Woche, mindestens. Abende und Wochenenden. Seine Frau hat ihn kaum noch gesehen. Das Handwerk hat ihm Spaß gemacht, der Papierkram hat ihn fertig gemacht.
"Ich bin Tischler geworden, weil ich gern mit Holz arbeite", sagt Franz. "Nicht weil ich gern Excel-Tabellen ausfülle." Der Steuerberater hat sich regelmäßig beschwert, weil die Belege unvollständig waren. Offene Rechnungen gingen unter. Und Angebote, die zu spät rausgingen, waren verlorene Aufträge.
Was wir gemacht haben
Wir haben uns die Abläufe in der Tischlerei genau angeschaut und vier Bereiche identifiziert, in denen die meiste Zeit verloren gegangen ist. Für jeden Bereich haben wir eine konkrete Lösung gebaut.
1. Angebote automatisiert
Kundenanfragen kommen per Mail oder WhatsApp. Die KI liest die Anfrage, bereitet einen Angebotsentwurf vor. Franz prüft, passt an, schickt ab. Statt 90 Minuten pro Angebot: 15 Minuten. Bei fünf bis acht Angeboten pro Woche ist das ein gewaltiger Unterschied. Mehr zur Angebotsautomatisierung
2. Rechnungserfassung per Foto
Eingangsrechnungen werden fotografiert und per WhatsApp geschickt. Die KI erkennt Lieferant, Betrag, Positionen. Alles wird für den BMD-Export aufbereitet. Kein manuelles Abtippen mehr, keine vergessenen Belege. Mehr zur Rechnungserfassung
3. Offene Posten nachverfolgt
Das System erinnert automatisch an unbezahlte Rechnungen. Franz muss nicht mehr im Kopf behalten, wer noch was schuldet. Vor werkflow sind regelmäßig Rechnungen über 30 Tage offen geblieben, ohne dass jemand nachgehakt hat. Das passiert jetzt nicht mehr.
4. Steuerberater-Export
Monatlich ein sauberer BMD-Export statt Schuhkarton. Der Steuerberater ist begeistert. Keine Rückfragen mehr, keine fehlenden Belege. Was vorher einen ganzen Samstag pro Monat gekostet hat, erledigt sich jetzt praktisch von selbst.
Das Ergebnis
12 → 4 Stunden Büroarbeit pro Woche
- ✓Ca. 7-8 Stunden pro Woche eingespart
- ✓Feierabend um 17 Uhr statt 20 Uhr
- ✓Steuerberater bekommt saubere Daten statt Zettelwirtschaft
- ✓Mehr Angebote raus, weniger Aufträge verloren
- ✓Abende und Wochenenden wieder frei
Was Franz heute sagt
"Das Beste ist: Ich muss nicht mehr dran denken. Die Angebote gehen raus, die Rechnungen werden erfasst, und wenn was offen ist, sagt mir das System Bescheid. Ich kann mich endlich wieder aufs Handwerk konzentrieren."
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