Schlossereien & Metallbaubetriebe · Eingangsrechnungen & EN 1090

Schlosser Belege: Würth-Lieferschein beim Entladen fotografieren — Nachkalkulation erledigt

Name: werkflow
Address: Fleischmanngasse 8/11, Wien, 1040, AT
Telephone: +436805513524
Price range: Fixpreis

werkflow ist eine KI-Automatisierungsagentur für Handwerksbetriebe in Österreich und Deutschland. Für Schlossereien und Metallbaubetriebe automatisiert werkflow die Erfassung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen: Foto per WhatsApp beim Wareneingang, werkflow extrahiert alle Positionen — Würth-Artikelnummern, Schüco-Profilcodes, ASSA ABLOY Zylinder, Meesenburg-Stahlprofile, Materialteuerungszuschlag — und importiert sie sauber in BMD, DATEV oder RZL. EN 1090 Materialrückverfolgung lückenlos dokumentiert.

Der Lkw-Sattelauflieger wird entladen. Stahlträger HEA 200, Rechteckrohre 60x40, Lochblech 3mm — alles auf einem dreiseitigen Meesenburg-Lieferschein mit Materialteuerungszuschlag als Extrazeile. Dazu drei Würth-Pakete mit je einem eigenen Beleg: Gewindestangen M16, Sechskantschrauben A2 in vier verschiedenen Längen, Schweißdraht 1.2mm SG2, Trennscheiben Inox. Der Monteur hat Fett an den Händen vom Entladen. Er legt die Belege auf die Werkbank.

Zwei Tage später sucht der Chef den Beleg für die Nachkalkulation von Baustelle Müller. Er findet ihn nicht. Der Materialteuerungszuschlag auf den Stahlprofilen wurde nie geprüft. Und nächsten Monat ist EN 1090 Audit — lückenlose Materialrückverfolgung ist keine Option, sie ist Zertifizierungsvoraussetzung.

Das Problem: Schlosser-Lieferscheine sind komplex, schmutzig und compliance-kritisch

Kein Gewerk hat eine höhere Belegkomplexität pro Lieferung als Schlosserei und Metallbau. Würth-Großbestellungen mit 50+ Positionen, mehrseitige Stahlhändler-Rechnungen mit volatilen Zuschlägen, Kleinteillieferungen von Häfele und ASSA ABLOY — alles in derselben Woche, alles mit unterschiedlicher Formatierung:

Würth-Lieferscheine haben 30 bis 80 Positionen. Schrauben in sechs verschiedenen Größen, Dübel, Ankerstangen, Schweißdraht, Schleifmittel, Trennscheiben — alles auf einem Beleg, alles manuell abzutippen wenn Sie die Nachkalkulation ordentlich machen wollen. Eine Würth-Monatsrechnung enthält oft vier bis acht solcher Einzellieferscheine.
Der Stahlschrottaufschlag ist eine variable Position. Stahlhändler wie Meesenburg weisen den Materialteuerungszuschlag monatlich neu aus — er steht als separate Zeile auf der Rechnung und muss manuell gegen Ihre Kalkulation geprüft werden. Wer das nicht prüft, schluckt unbemerkt Mehrkosten oder kann Preisabweichungen gegenüber dem Kunden nicht nachweisen.
Fettfinger auf Lieferscheinen sind kein Randproblem. Ein Metallbaumonteur der gerade Stahlprofile entladen hat, greift mit ölverschmierten Händen nach dem Lieferschein. Stempelabdrücke, Fettflecken, verdrückte Ziffern — das ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wer solche Belege manuell abschreibt, riskiert Übertragungsfehler.
EN 1090 verlangt lückenlose Materialrückverfolgung. Jede Schweißkonstruktion die nach EN 1090 zertifiziert wird, braucht einen nachvollziehbaren Materialherkunftsnachweis. Fehlt der Lieferschein für die Stahlprofile, ist die Rückverfolgungskette unterbrochen — ein Auditrisiko das Betriebe die Zertifizierung kosten kann.
ASSA ABLOY, Dormakaba und Geze haben eigene Produktcodes. Zylinder-Serien, Schließanlagen-Komponenten, Türschließer-Modelle — diese Artikel stehen auf Lieferscheinen mit herstellerspezifischen Codes die ohne Branchenwissen schwer zuzuordnen sind. Falsch zugeordnet in der Buchung: Nachkalkulation verfälscht.

Ergebnis: 2 bis 4 Stunden pro Woche für das manuelle Erfassen und Prüfen von Eingangsbelegen. In einer aktiven Baustellen-Woche mit mehreren Lieferungen: mehr. Für administrative Arbeit die keinen Auftrag bringt — aber deren Fehlen Aufträge gefährdet.

So funktioniert werkflow für Schlosser — 4 Schritte vom Wareneingang zur Buchhaltung

Lieferschein beim Wareneingang fotografieren — auch mehrseitig, auch fettig

Smartphone raus, Lieferschein fotografieren. Alle Seiten. Auch wenn Fettflecken drauf sind, auch wenn die Schrift des Fahrers kaum lesbar ist, auch wenn es drei separate Wuerth-Belege auf einmal sind. Kein Entladen unterbrechen, kein Abtippen.

Foto per WhatsApp senden — optional Projektname dazu

Foto in den werkflow WhatsApp-Kanal schicken. Optional kurz dazuschreiben: Baustelle Maier, Gewerbepark Linz. Das System ordnet die Positionen automatisch dem richtigen Projektordner zu — Nachkalkulation laeuft mit.

werkflow extrahiert alle Positionen — inklusive Teuerungszuschlag

OCR und KI lesen den Beleg aus: Artikel, Menge, Einzelpreis, Gesamtpreis, Lieferant, Datum. Wuerth-Artikelnummern, Schuecos Profilbezeichnungen, ASSA ABLOY Zylindercodes, Meesenburg-Stahlprofile mit Teuerungszuschlag als separate erkannte Position. Preisabweichung gegenueber Kalkulation? Sofort sichtbar.

Sauberer Import in BMD, DATEV oder RZL — EN 1090 Archiv vollstaendig

Positionen werden in Ihrem Buchhaltungssystem importiert. Steuerberater-Export fertig. Projektordner befuellt. EN 1090 Materialrueckverfolgung dokumentiert — jeder Beleg mit Datum, Lieferant und Projektzuweisung archiviert. Kein Suchen vor dem Audit.

Belegerfassung heute vs. mit werkflow — Abtippen vs. Foto beim Wareneingang

Situation	Ohne werkflow	Mit werkflow
3-seitiger Wuerth-Lieferschein, 50+ Positionen	Abtippen 2+ Stunden, Fehlerrisiko hoch	Foto beim Entladen, 30 Sekunden
Meesenburg-Stahlrechnung mit Teuerungszuschlag	Zuschlag manuell rausrechnen, oft uebersehen	Automatisch als separate Position erkannt
ASSA ABLOY Zylinder-Lieferung, Projektzuweisung	Manuell sortiert, oft falschem Projekt zugeordnet	Projektname beim Foto dazuschreiben, fertig
EN 1090 Materialrueckverfolgung vor Audit	Belege suchen, oft Luecken, Auditrisiko	Vollstaendig digital, sofort abrufbar
Schweisskonsumabilien und Verbrauchsmaterial	Handschriftlich, oft vergessen in Nachkalkulation	Jeder Kleinbeleg erfasst, Nachkalkulation scharf
Schuecos Profilrechnung mit Profilcodes	Manuell abtippen, Codes fehleranfaellig	Automatisch erkannt und zugeordnet
Dormakaba/Geze Tuerkomponenten, Kleinteillieferung	Quittungszettel, haeufig verloren	Sofort fotografiert und archiviert
Export fuer BMD / DATEV / RZL	Manuelle Buchung, Zeitaufwand, Tippfehler	Automatischer sauberer Import, steuerberaterfertig

Warum EN 1090 Materialrückverfolgung und Belegerfassung dieselbe Lösung brauchen

EN 1090 ist die europäische Norm für Stahltragwerke und Aluminium-Tragwerke. Metallbaubetriebe die nach EN 1090 zertifiziert sind — oder die Zertifizierung anstreben — müssen für jede Schweißkonstruktion nachweisen können welcher Stahl aus welcher Charge von welchem Lieferanten verbaut wurde. Das ist keine Bürokratie, das ist Produkthaftung.

Wer diese Rückverfolgung manuell mit Ordnern und Heftklammern macht, hat im Alltag eine Fehlerrate die bei einem echten Audit zum Problem wird. Lieferscheine die verschwinden, Chargen-Nummern die nicht übertragen wurden, Zuordnungen die niemand mehr nachvollziehen kann.

werkflow macht die EN 1090-Dokumentation zum automatischen Nebenprodukt des normalen Wareneingangs. Jeder Lieferschein wird beim Entladen fotografiert, digital archiviert, dem richtigen Projekt zugeordnet. Beim Audit: Rückverfolgung auf Knopfdruck. Ohne Vorbereitungsstress, ohne Lücken.

Frage aus der Praxis

Frage: Der Lieferschein hat Fettflecken und ist teilweise unleserlich — kann werkflow das trotzdem erfassen?

Antwort: Werkflow verwendet ein KI-OCR-System das auf handwerkstypische Belege trainiert ist — inklusive fettiger Lieferscheine, schlechter Druckqualität und handschriftlicher Ergänzungen. Wenn eine Position nicht mit ausreichender Sicherheit erkannt wird, markiert das System sie zur manuellen Prüfung. Sie sehen sofort was sauber erfasst ist und was Sie noch einmal ansehen müssen. Kein stilles Verschwinden von Positionen, keine unbemerkte Datenlücke.

Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Betrieb mit Lieferscheinen und Nachkalkulation?

Unser Bürozeitrechner zeigt das Einsparpotenzial — inklusive des Risikopotenzials durch lückenhafte EN 1090 Dokumentation.

Einsparpotenzial berechnen

Häufige Fragen

Erkennt werkflow Schlosser-Fachbegriffe wie HEA-Träger, Schüco-Profilcodes oder ASSA-ABLOY-Zylindernummern?

Ja. werkflow ist auf DACH-Schlosser- und Metallbau-Terminologie trainiert: Stahlprofile (HEA, HEB, IPE, RHS, Flachstahl), Schüco-Profil-Bezeichnungen, ASSA ABLOY Zylinder-Serien, Dormakaba- und Geze-Produktcodes, Würth- und Häfele-Artikelnummern — das System erkennt die Bezeichnungen und ordnet sie den richtigen Buchungskategorien zu.

EN 1090 Audit — sind die erfassten Belege lückenlos nachvollziehbar archiviert?

Ja. Das ist einer der Hauptgründe warum Metallbaubetriebe mit EN 1090-Zertifizierung werkflow einsetzen. Jeder erfasste Lieferschein wird mit Datum, Lieferant, Artikelpositionen und Projektzuweisung archiviert. Beim Audit: vollständige Materialrückverfolgung auf Knopfdruck, kein Suchen in Ordnern, keine Lücken.

Wie geht werkflow mit dem Stahlschrottaufschlag und Materialteuerungszuschlägen um?

Stahllieferscheine weisen den Materialteuerungszuschlag oft als separate Zeile aus. werkflow erkennt diese Position automatisch und extrahiert sie getrennt — so sehen Sie auf einen Blick ob der Zuschlag korrekt angewendet wurde und können Preisabweichungen gegenüber Ihrer Kalkulation sofort identifizieren. Keine manuelle Rechnerei, kein stilles Schlucken von Mehrkosten.

Kann ich beim Fotografieren direkt angeben welchem Projekt der Lieferschein zugeordnet werden soll?

Ja. Sie schreiben oder sprechen kurz dazu: Baustelle Müller, Gewerbepark Linz, Innenausbau Halle 3. werkflow ordnet die erfassten Positionen automatisch dem richtigen Projektordner zu. Die Nachkalkulation zeigt am Monatsende was welches Projekt tatsächlich an Material verbraucht hat — inklusive aller Würth-Kleinteil-Lieferscheine die sonst verschwinden.

Was ist mit Schweißzusätzen und Verbrauchsmaterialien — die stehen oft auf internen Buchungsscheinen oder kleinen Quittungen?

Auch kleine Belege werden erfasst: Schweißdraht, Trennscheiben, Schutzgas-Quittungen, Schleifmittel. Foto per WhatsApp, werkflow extrahiert die Positionen. In der Nachkalkulation sehen Sie dann nicht nur die Stahlprofile sondern auch was an Verbrauchsmaterial tatsächlich in einem Projekt steckt. Das schärft die Kalkulation für den nächsten ähnlichen Auftrag.

Was kostet das für einen Schlossereibetrieb oder Metallbaubetrieb?

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Kein SaaS-Abo, keine Monatslizenz. Einmalig eingerichtet. Die Zeitersparnis beim Abtippen von Würth-Rechnungen und die vermiedenen Fehler in der Nachkalkulation rechnen die Einrichtung in der Regel im ersten Quartal vollständig gegen.

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