Elektrikerbetriebe · Belegerfassung
Elektriker Belege erfassen: Schluss mit dem Lieferschein-Chaos im Caddy
werkflow ist eine KI-Automatisierungsagentur für Handwerksbetriebe in Österreich und Deutschland. Für Elektrikerbetriebe automatisiert werkflow die Erfassung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen — per WhatsApp-Foto, ohne neue Software, DSGVO-konform. Der fertige Export geht direkt an den Steuerberater: BMD, RZL, DATEV, Lexware oder Sage.
Sonepar-Lieferschein im Handschuhfach. Rexel-Rechnung zwischen den Sitzen. Kassenzettel vom Baumarkt, halb zerknittert, im Hosensack. Freitagabend, Steuerberater wartet, und Sie wissen selbst nicht mehr, welcher Beleg für welche Baustelle war. Klingt bekannt?
Das Problem: Belege entstehen auf der Baustelle — Buchhaltung passiert woanders
Ein Elektrikerbetrieb mit 5 bis 20 Mitarbeitern hat im Monat schnell 40 bis 80 Eingangsbelege. Kabel, Leitungen, Verteilerdosen, Klemmen, Kleinmaterial — das kommt von Sonepar, Rexel, Hager, dem lokalen Großhandel und manchmal vom Baumarkt um die Ecke. Jeder Beleg in einem anderen Format. Jeder Beleg irgendwo anders.
- Lieferscheine werden direkt auf der Baustelle unterschrieben — und wandern in die Hosentasche oder aufs Armaturenbrett
- Rexel und Sonepar schicken Rechnungen manchmal per Mail, manchmal per Post, manchmal beides
- Kleinmaterial vom Baumarkt: Kassenzettel, fettfleckig, kaum lesbar
- Monteure haben ihre eigenen Belege — die kommen nicht immer beim Chef an
- Am Monatsende: Stapel durchsuchen, Steuerberater vertrösten, Stunden investieren
Bei 40 Belegen im Monat — je 6 Minuten zum Suchen, Sortieren und Eintippen — sind das 4 Stunden reine Verwaltungsarbeit. Jeden Monat. Ohne einen neuen Auftrag hereingeholt zu haben.
So läuft es mit werkflow — in 4 Schritten
Beleg fotografieren — direkt auf der Baustelle
Lieferschein unterschrieben? Einfach fotografieren. Rechnung vom Großhandel bekommen? Foto machen. Kassenzettel vom Baumarkt? Auch der. Das Foto muss nicht perfekt sein — werkflow verarbeitet auch zerknitterte, schräg fotografierte oder schwach beleuchtete Belege.
Foto per WhatsApp schicken
An die werkflow-WhatsApp-Nummer schicken. Fertig. Keine App, keine Anmeldung, kein Portal. WhatsApp kennt jeder in Ihrer Mannschaft — das ist der Punkt.
KI liest aus, prüft, bestätigt
werkflow erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz und Positionen. Doppelte Rechnungen werden erkannt. Fehlt etwas, meldet sich werkflow automatisch zurück — mit genauem Hinweis was fehlt.
Export geht an Ihren Steuerberater
Am Monatsende liegt eine fertige, importbereite Datei vor. Ihr Steuerberater lädt sie direkt in BMD, RZL oder DATEV — kein Abtippen, keine Rückfragen, keine fehlenden Belege.
Ohne werkflow vs. mit werkflow
| Situation | Ohne werkflow | Mit werkflow |
|---|---|---|
| Sonepar-Lieferschein auf Baustelle | Im Handschuhfach bis Freitagabend | Foto → 30 Sek., erledigt |
| Rexel-Rechnung per Mail | Ins Postfach, irgendwann ausdrucken | Weiterleiten reicht |
| Kassenzettel vom Baumarkt | Zerknittert, oft verloren | Direkt fotografieren, fertig |
| Beleg vom Monteur auf Außenbaustelle | Kommt vielleicht am Freitag an | Foto per WhatsApp, sofort erfasst |
| Monatsabschluss | 3–4 Stunden Stapel aufarbeiten | Läuft laufend — kein Berg |
| BMD/RZL-Export | Manuell eintippen oder nachfragen | Fertig, importbereit |
| Steuerberater-Rückfragen | Jede Woche mindestens eine | Selten bis nie |
Was Ihr Steuerberater bekommt — und was er nicht mehr fragt
Die häufigste Rückfrage vom Steuerberater an Elektrikerbetriebe: „Ich brauche noch den Sonepar-Beleg vom 14. — haben Sie den?" Meistens: nein. Oder: Suchen dauert 20 Minuten.
Mit werkflow bekommt Ihr Steuerberater monatlich:
- Eine vollständige, importfertige Exportdatei für BMD, RZL oder DATEV
- Alle Originalbelege digital archiviert — per Klick abrufbar, revisionssicher
- Keine fehlenden Positionen, keine Tippfehler, keine handgeschriebenen Zettel
- Pünktlich jeden Monat — nicht erst nach der dritten Erinnerung
Frage aus der Praxis
Frage: Lohnt sich das wirklich für einen Elektrikerbetrieb mit nur 5 Mitarbeitern?
Antwort: Gerade dann. Bei 5 Mitarbeitern macht der Chef noch alles selbst. Die Belege kommen von 5 Leuten, von 4 verschiedenen Lieferanten, in 3 verschiedenen Formaten. Pro Monat 4 Stunden Sortierarbeit — das sind 48 Stunden im Jahr. Über 1.200 Euro an Ihrer Zeit, wenn Sie Ihren Stundensatz rechnen. werkflow kostet einmalig — und zahlt sich im ersten Jahr zurück.
Wie viele Stunden kostet Sie der Beleg-Stapel pro Monat?
Unser Bürozeitrechner zeigt es Ihnen in 2 Minuten — inklusive Hochrechnung aufs Jahr.
Einsparpotenzial berechnenHäufige Fragen
Funktioniert das auch mit Sonepar- und Rexel-Lieferscheinen?
Ja. werkflow erkennt alle gängigen Großhandels-Formate — Sonepar, Rexel, Hager, Obeta und andere. Egal ob gedruckter Lieferschein, PDF per Mail oder Kassenzettel vom Baumarkt. Auch unleserliche oder leicht verwackelte Fotos werden in der Regel korrekt ausgelesen.
Was passiert, wenn der Beleg zu zerknittert oder unscharf ist?
werkflow meldet sich automatisch per WhatsApp, wenn ein Beleg nicht sicher gelesen werden konnte — mit Hinweis auf das Problem. Kein stiller Fehler, kein Datenverlust. Sie machen einfach ein neues Foto oder schicken die PDF.
Mein Steuerberater nutzt BMD — funktioniert der Export direkt?
Ja. werkflow liefert einen fertigen BMD-kompatiblen Export, den Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Dasselbe gilt für RZL, DATEV, Lexware und Sage. Ihr Steuerberater muss nichts ändern — er bekommt einfach bessere Daten.
Können auch meine Mitarbeiter Belege einschicken?
Ja. Jeder Monteur kann Belege direkt von der Baustelle per WhatsApp einschicken — mit dem eigenen Handy, ohne App-Download. Die Belege landen automatisch beim Chef und werden dem richtigen Monat zugeordnet.
Was kostet das für einen Elektrikerbetrieb?
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Nur Belegerfassung startet ab 1.500 Euro einmalig. Kein Abo, keine Monatslizenz — das System gehört nach der Einrichtung Ihnen.