SHK-Betriebe · Belegerfassung
SHK-Betrieb: Schluss mit nassem Lieferschein-Chaos, Teillieferungs-Abgleich und Monteur-Zetteln
werkflow ist eine KI-Automatisierungsagentur für Handwerksbetriebe in Österreich und Deutschland. Für SHK-Betriebe — Sanitär, Heizung, Klima — automatisiert werkflow die Erfassung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen aller großen DACH-Großhändler: GC-Gruppe, Gienger, ÖAG, Frauenthal, Richter+Frenzel, Reisser. Per WhatsApp-Foto, ohne neue Software, DSGVO-konform. Der fertige Export geht direkt an den Steuerberater: BMD, RZL, DATEV, Lexware oder Sage.
Der Gienger-Lieferschein liegt nass im Montagebus, weil der Monteur ihn beim Wasserrohrbruch in die Jackentasche gestopft hat. Die GC-Gruppe-Rechnung kam per Mail, aber wer hat sie ausgedruckt? Und die handschriftliche Notiz — „3x Fitting DN22, 2x Muffe, 1x Übergang" — die versteht morgen keiner mehr. Kommt Ihnen bekannt vor?
Das Problem: SHK-Belege entstehen überall — nur nicht im Büro
Ein SHK-Betrieb mit 5 Monteuren bewegt im Monat leicht 60 bis 100 Eingangsbelege. Fittings, Muffen, Thermostate, Heizkörper, Pumpen, Armaturen, Rohre in allen Durchmessern — von fünf verschiedenen Lieferanten, in fünf verschiedenen Formaten. Dazu kommen die Besonderheiten des SHK-Alltags:
- Teillieferungen: GC-Gruppe liefert 7 von 10 Positionen — der Rest kommt nächste Woche. Lieferschein passt nicht zur Rechnung. Manueller Abgleich nötig.
- Nasse und zerknitterte Belege: SHK-Monteure arbeiten mit Wasser. Lieferscheine werden nass, faltig, kaum noch lesbar.
- Handschriftliche Monteur-Notizen: Kein Lieferschein dabei — der Monteur hat auf dem Block notiert was verbaut wurde. Diese Zettel verschwinden.
- Notdienst-Einsätze: Um 22 Uhr Material vom Notfallhändler geholt, Kassenzettel in die Hosentasche — und vergessen.
- Mehrere Baustellen gleichzeitig: Welches Material gehört zu welchem Auftrag? Wer hat was bestellt?
Beim monatlichen Abschluss: Stapel durchsuchen, Teillieferungen manuell zusammenführen, Steuerberater vertrösten. Bei 60 Belegen und je 7 Minuten Aufwand sind das über 7 Stunden reine Verwaltungsarbeit — jeden Monat, ohne neuen Auftrag hereingeholt zu haben.
So läuft es mit werkflow — in 4 Schritten
Beleg fotografieren — nass, zerknittert, handschriftlich: egal
GC-Gruppe-Lieferschein auf der Baustelle unterschrieben? Foto machen, auch wenn er feucht ist. Handschriftliche Monteur-Notiz? Auch Foto. Kassenzettel vom Notfall-Einkauf um 22 Uhr? Direkt fotografieren. werkflow verarbeitet alle Formate — auch wenn das Bild nicht perfekt ist.
Foto oder PDF per WhatsApp schicken
An die werkflow-WhatsApp-Nummer schicken — jeder Monteur mit seinem eigenen Handy, direkt vom Einsatzort. GC-Gruppe- oder ÖAG-Rechnungen per Mail? Einfach weiterleiten. Kein App-Download, kein Portal, kein Login.
KI liest aus, erkennt Teillieferungen, prüft auf Duplikate
werkflow erkennt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz, alle Positionen und Mengen. Teillieferungen werden als solche markiert und automatisch zugeordnet, wenn die Restmenge nachkommt. Doppelte Rechnungen werden geflaggt. Fehlt etwas, kommt sofort eine Rückmeldung.
Steuerberater bekommt fertigen Export — kein Abgleich mehr
Am Monatsende liegt eine vollständige, importfertige Datei für BMD, RZL oder DATEV vor. Kein manueller Lieferschein-Rechnungs-Abgleich mehr. Ihr Steuerberater importiert direkt — ohne Rückfragen, ohne fehlende Belege.
Ohne werkflow vs. mit werkflow — der SHK-Alltag
| Situation | Ohne werkflow | Mit werkflow |
|---|---|---|
| GC-Gruppe Lieferschein — nass vom Einsatz | Im Montagebus vergessen oder unleserlich | Foto → 30 Sek., erkannt und erfasst |
| Teillieferung: 7 von 10 Positionen | Manuell gegen Bestellung abgleichen | Als Teillieferung markiert, Rest zugeordnet |
| Handschriftliche Monteur-Notiz | Unleserlich, verloren, nie im System | WhatsApp-Foto reicht — KI liest mit |
| Notdienst-Beleg um 22 Uhr | Vielleicht morgen erinnert, vielleicht nicht | Sofort einschicken, sofort erfasst |
| ÖAG/Frauenthal-Rechnung per Mail | Ausdrucken, abheften, eintippen | Weiterleiten — fertig |
| Monatlicher Beleg-Abschluss | 5–7 Stunden suchen und abgleichen | Läuft laufend — kein Berg |
| BMD/RZL-Export für Steuerberater | Manuell eintippen oder lange suchen | Fertig, importbereit, pünktlich |
| Steuerberater-Rückfragen | "Ich brauche noch den Gienger-Beleg vom 14." | Selten bis nie |
Was Ihr Steuerberater bekommt — und warum er Sie nicht mehr anruft
Die häufigste Aussage von SHK-Steuerberatern: „Ich kann den Jahresabschluss erst machen, wenn ich alle Belege habe — und die kommen immer zu spät." Bei Teillieferungen wird es noch komplizierter: Lieferschein und Rechnung passen nicht zusammen, Positionen fehlen, der Steuersatz ist unklar.
Mit werkflow bekommt Ihr Steuerberater monatlich:
- Eine vollständige, importfertige Exportdatei für RZL, BMD oder DATEV
- Alle Teillieferungen korrekt zusammengeführt und abgeglichen
- Originalbelege digital archiviert — revisionssicher, per Klick abrufbar
- Keine handgeschriebenen Zettel, keine unleserlichen Kassenzettel
- Pünktlich — nicht erst nach der dritten Mahnung
Frage aus der Praxis
Frage: Wir haben viele Notdienst-Einsätze — lohnt sich werkflow trotzdem?
Antwort: Besonders dann. Notdienst-Einsätze sind der blinde Fleck in jedem SHK-Betrieb: Der Monteur kauft Material beim Notfall-Händler, der Kassenzettel wandert in die Jackentasche, und drei Wochen später weiß keiner mehr was von welcher Baustelle war. Mit werkflow schickt der Monteur das Foto direkt nach dem Einsatz — egal ob um 22 Uhr oder am Wochenende. Der Beleg ist sofort erfasst, dem Auftrag zugeordnet, fertig.
Wie viele Stunden verliert Ihr SHK-Betrieb monatlich an Belegarbeit?
Unser Bürozeitrechner zeigt es Ihnen in 2 Minuten — mit konkreter Hochrechnung aufs Jahr.
Einsparpotenzial berechnenHäufige Fragen
Funktioniert das auch mit GC-Gruppe- und Gienger-Lieferscheinen?
Ja. werkflow erkennt alle gängigen SHK-Großhandelsformate — Cordes & Graefe, Gienger, ÖAG, Frauenthal, Richter+Frenzel, Reisser und andere. Egal ob gedruckter Lieferschein, PDF per Mail oder handschriftliche Monteur-Notiz. Auch nasse, faltenverdächtige oder schräg fotografierte Belege werden zuverlässig ausgelesen.
Was ist mit Teillieferungen — wenn nur 7 von 10 Positionen geliefert wurden?
Teillieferungen sind im SHK-Betrieb Alltag. werkflow erfasst den Lieferschein so wie er ist und markiert ihn als Teillieferung. Wenn die Restmenge später nachkommt, wird der zweite Beleg automatisch zugeordnet. Kein manueller Abgleich, kein Suchen.
Mein Steuerberater nutzt RZL — funktioniert der Export direkt?
Ja. werkflow liefert einen fertigen RZL-kompatiblen Export, den Ihr Steuerberater direkt importieren kann. Dasselbe gilt für BMD, DATEV, Lexware und Sage. Ihr Steuerberater muss nichts ändern — er bekommt einfach saubere, vollständige Daten.
Können meine Monteure Belege direkt von der Baustelle einschicken?
Genau das ist der Punkt. Jeder Monteur schickt seinen Lieferschein per WhatsApp — mit dem eigenen Handy, ohne neue App. Die Belege landen beim Chef und werden automatisch dem richtigen Monat zugeordnet. Kein Papierkrieg am Freitagabend mehr.
Was ist mit Notdienst-Einsätzen? Da passiert das Belegchaos ja besonders schnell.
Genau da hilft werkflow am meisten. Notdienst um 22 Uhr, Material vom Notfallhändler, Kassenzettel in der Jackentasche — Foto machen, WhatsApp schicken, erledigt. Egal wie spät, egal wie zerknittert der Beleg ist.
Was kostet das für einen SHK-Betrieb mit 5 Monteuren?
Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein verbindliches Fixpreis-Angebot. Nur Belegerfassung startet ab 1.500 Euro einmalig. Kein Abo, keine Monatslizenz — das System gehört nach der Einrichtung Ihnen.