Wartungsverträge · Handwerk Österreich
Wartungsvertrag Handwerk: Wiederkehrende Aufträge automatisch planen
Jahreswartung Heizung vergessen, Rinnenreinigung überfällig, Dachkontrolle seit zwei Jahren ausständig — und der Kunde ruft erst an, wenn es zu spät ist. Österreichische Handwerksbetriebe verlieren Wartungsaufträge nicht weil sie keine haben, sondern weil kein System sie zuverlässig plant und erinnert.
werkflow verwaltet Wartungsverträge, plant Termine automatisch, erinnert Kunden und erstellt Wartungsberichte digital vor Ort — entsprechend den ÖNORM- und WKO-Wartungsrichtlinien. Kein Termin fällt mehr durch das Raster.
Jahreswartungen automatisch planen
1. Heizung, Dach, Elektroanlage — jedes Gewerk hat Wartungszyklen
SHK-Betriebe warten Heizungsanlagen jährlich nach WKO-Richtlinien, Dachdecker reinigen Dachrinnen zweimal pro Jahr, Elektriker prüfen Elektroanlagen nach ÖNORM E 8001. Diese Zyklen sind bekannt — aber ohne Software landen sie in Papierordnern oder werden aus dem Gedächtnis geführt. Das führt zu vergessenen Terminen und unzufriedenen Kunden.
2. Automatische Terminplanung statt manueller Kalender
werkflow legt für jeden Wartungsvertrag den Zyklus fest — jährlich, halbjährlich, alle zwei Jahre. Das System plant den nächsten Termin automatisch nach Abschluss des aktuellen Auftrags und sendet rechtzeitig Erinnerungen an Betrieb und Kunde. Der Disponente muss Wartungen nicht mehr manuell in den Kalender eintragen.
Wartungsbericht und Dokumentation
3. Digitale Wartungsberichte vor Ort
Handschriftliche Wartungsprotokolle sind unleserlich, gehen verloren und landen nie vollständig in der Kundenakte. werkflow stellt digitale Checklisten für jeden Wartungstyp bereit. Der Techniker füllt Prüfpunkte, Messwerte und Auffälligkeiten direkt am Tablet aus, fotografiert Mängel und lässt den Kunden digital unterschreiben. Der fertige Bericht ist sofort im System verfügbar — revisionssicher nach österreichischen Anforderungen.
4. Wartungshistorie pro Anlage und Kunde
werkflow führt eine vollständige Wartungshistorie pro Kunde und Anlage. Beim nächsten Einsatz sieht der Techniker sofort, was beim letzten Mal festgestellt wurde, welche Teile getauscht wurden und welche Mängel bekannt sind. Das spart Einarbeitungszeit und verhindert, dass bekannte Probleme erneut übersehen werden.
Wartungsverträge für Kundenbindung und planbare Einnahmen
5. Wiederkehrende Einnahmen statt Projektabhängigkeit
Ein österreichischer Handwerksbetrieb mit 80 aktiven Wartungsverträgen hat ein planbares Grundeinkommen unabhängig von Projektneugeschäft. Wartungskunden sind außerdem die besten Quellen für Folgeaufträge: Wer die Heizung wartet, bekommt als erstes den Auftrag zur Heizungssanierung. werkflow zeigt, welche Kunden noch keinen Wartungsvertrag haben — Basis für gezielte Akquise.
- Automatische Terminplanung: Wartungszyklen werden hinterlegt, Termine automatisch generiert und erinnert
- Digitale Wartungsberichte: Prüfpunkte, Fotos und Kundenunterschrift direkt am Tablet erfassen
- Automatische Rechnungsstellung: Wartungsrechnung wird nach Auftragsabschluss automatisch auf Basis des Vertrags erstellt
- Wartungshistorie: Vollständige Dokumentation pro Anlage und Kunde für jeden Folgeinsatz
Häufige Fragen
Erinnert werkflow automatisch an fällige Wartungstermine?
Ja. werkflow sendet automatisch Erinnerungen an den Betrieb und optional auch an Kunden, wenn ein Wartungstermin näher rückt. Der Vorlauf ist konfigurierbar — zum Beispiel vier Wochen vor der Jahreswartung Heizung. Kein Termin geht mehr durch manuelle Kalender- oder Zettelwirtschaft verloren.
Kann der Techniker den Wartungsbericht direkt vor Ort auf dem Tablet erstellen?
Ja. werkflow stellt digitale Wartungsberichte bereit, die der Techniker vor Ort am Smartphone oder Tablet ausfüllt. Prüfpunkte, Messwerte, Fotos und Unterschrift des Kunden werden direkt im Auftrag gespeichert. Das Büro erhält den fertigen Bericht sofort ohne Papiertransport.
Erstellt werkflow Wartungsrechnungen automatisch nach Abschluss?
Ja. Nach Abschluss eines Wartungsauftrags kann werkflow die Rechnung automatisch auf Basis des Wartungsvertrags generieren. Pauschalen, Materialzusätze und Fahrtkosten werden aus dem Auftrag übernommen. Das reduziert den Büroaufwand pro Wartung auf wenige Minuten.
Wie werden Wartungserlöse für BMD oder RZL korrekt gebucht?
werkflow exportiert Wartungsrechnungen als BMD- oder RZL-kompatible Datei mit separater Erlöskonten-Zuordnung für Wartungsleistungen nach österreichischem Kontenrahmen. Steuerberater erhalten klar getrennte Auswertungen für einmalige Aufträge und wiederkehrende Wartungserlöse.
Was kostet werkflow für Handwerksbetriebe in Österreich?
werkflow ist als monatliches Abonnement verfügbar. Die Preise richten sich nach der Betriebsgröße und dem genutzten Funktionsumfang. Eine kostenlose Testphase ermöglicht den Einstieg ohne sofortige Vertragsbindung. Konkrete Konditionen sind auf der Preisseite oder im direkten Gespräch verfügbar.