E-Rechnung - Pflicht für Handwerksbetriebe in Österreich
E-Rechnungspflicht 2027 Handwerk: Was Betriebe jetzt tun müssen
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Ab 2027 müssen alle Handwerksbetriebe in Österreich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die wichtigsten Formate: XRechnung und ZUGFeRD. Betriebe mit bestehender Buchhaltungssoftware (BMD, RZL) können E-Rechnungen über Schnittstellen automatisch verarbeiten.
Die EU-Richtlinie ViDA (VAT in the Digital Age) treibt die Umstellung. Österreich setzt sie schrittweise um - für den Bund gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2014, für B2B-Umsätze wird sie ab 2027 verpflichtend. Wer heute noch PDF-Rechnungen per Mail verschickt, muss handeln.
Zeitplan: Was gilt ab wann in Österreich
| Stichtag | Wer ist betroffen? | Was gilt? |
|---|---|---|
| Seit 2014 | Lieferanten des Bundes | Rechnungen an den Bund müssen als E-Rechnung über e-Rechnung.gv.at eingereicht werden |
| Ab 2027 | Alle B2B-Unternehmen, auch Handwerksbetriebe ab dem ersten Euro | E-Rechnungen müssen empfangen und verarbeitet werden können (EN 16931) |
| Ab 2028 | Unternehmen mit hohem B2B-Anteil (Schwellenwert wird noch fixiert) | E-Rechnungen müssen bei inländischen B2B-Umsätzen ausgestellt werden |
| Spätestens 2030 | Alle Unternehmen (EU-weite ViDA-Deadline) | Vollständige E-Rechnungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze |
Ausgenommen von der Ausstellungspflicht: Rechnungen an Privatkunden (B2C) und Kleinbetragsrechnungen bis 400 Euro brutto. Die Empfangspflicht kennt diese Ausnahmen nicht - wenn ein Lieferant eine XRechnung schickt, muss der Betrieb sie annehmen und verarbeiten können.
XRechnung vs. ZUGFeRD - was Handwerker wissen müssen
| Format | Was ist das? | Für wen geeignet? |
|---|---|---|
| XRechnung | Reines XML nach EU-Norm EN 16931 - maschinenlesbar, ohne Software nicht lesbar | Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern, Konzernen, Hausverwaltungen |
| ZUGFeRD 2.x | PDF mit eingebettetem XML - Mensch und Maschine lesen die gleiche Datei | Ideal für Handwerksbetriebe: Kunde sieht PDF, BMD oder RZL liest das XML |
| Reine PDF | Kein strukturierter Datensatz, nicht maschinenlesbar | Erfüllt die E-Rechnungspflicht nicht |
Was Handwerker jetzt konkret tun müssen
1. Empfangsfähigkeit herstellen
Ein dediziertes E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen einrichten. Software bereitstellen, die XRechnung-XML und ZUGFeRD-Dateien lesbar darstellt und archiviert. Wer BMD oder RZL nutzt, kann eingehende E-Rechnungen direkt importieren - die Schnittstellen existieren bereits.
2. B2B- und B2C-Kunden trennen
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur B2B-Umsätze: Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbe- und Industriekunden. Privatkunden (Badsanierung, Küchenumbau) bleiben davon ausgenommen. Im Kundenstamm muss klar erkennbar sein, welche Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden müssen.
3. Rechnungsausgang auf EN 16931 umstellen
Prüfen, ob BMD oder RZL oder die bestehende Branchensoftware XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erzeugen kann. Falls nicht: eine Zwischenschicht (wie werkflow) ergänzen, die aus vorhandenen Rechnungsdaten konforme E-Rechnungen generiert. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und korrekte Rechnungsadresse müssen in jeder E-Rechnung stehen.
4. Archivierung sicherstellen
E-Rechnungen müssen nach der Bundesabgabenordnung (BAO) 7 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden - im Originalformat, nicht als Ausdruck. Das XML muss abrufbar bleiben. BMD oder RZL bietet Archivierungsfunktionen, die diese Anforderung abdecken.
5. Steuerberater einbinden
Mit dem Steuerberater klären, wie E-Rechnungen in die Buchhaltung fließen sollen. Der ideale Weg: automatischer Export aus BMD oder RZL, keine manuelle Weiterleitung. Wer den Buchhaltungs-Export bereits automatisiert hat, ist hier im Vorteil.
Wie werkflow hilft - ohne ERP-Wechsel
werkflow setzt auf das bestehende System auf: BMD oder RZL oder die Branchensoftware bleibt führend. werkflow erzeugt aus den vorhandenen Rechnungsdaten automatisch XRechnung oder ZUGFeRD und versendet an den richtigen Kanal. Eingangsrechnungen werden automatisch ausgelesen, den Aufträgen zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben - inklusive BMD oder RZL. Kein Migrationsrisiko, keine Doppelerfassung. Der Einstieg ist ein kostenloses Erstgespräch.
Hinweis: Diese Seite ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand Juli 2026 - maßgeblich sind das UStG, die BAO und die EU-Richtlinie ViDA in der jeweils geltenden Fassung. Klärt Detailfragen mit eurem Steuerberater.
Häufige Fragen
Ab wann müssen österreichische Handwerksbetriebe E-Rechnungen verarbeiten?
Die EU-Richtlinie ViDA verpflichtet alle Mitgliedstaaten, bis 2030 ein verpflichtendes E-Rechnungssystem für B2B-Umsätze einzuführen. Österreich setzt dies voraussichtlich ab 2027 schrittweise um. Rechnungen an den Bund müssen bereits seit 2014 elektronisch eingereicht werden. Handwerksbetriebe sollten sich spätestens 2026 vorbereiten.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 - maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar. Gängige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Eine reine PDF erfüllt die Pflicht nicht, auch wenn sie digital versendet wird.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft B2B-Umsätze, also Rechnungen an Generalunternehmer, Hausverwaltungen, Gewerbe- und Industriekunden. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin als PDF oder Papier ausgestellt werden.
Wie hilft werkflow österreichischen Betrieben bei der E-Rechnung?
werkflow setzt auf das bestehende System auf: Aus den vorhandenen Rechnungsdaten in BMD oder RZL entsteht automatisch XRechnung oder ZUGFeRD. Eingangsrechnungen werden ausgelesen und der Buchhaltung übergeben. Kein ERP-Wechsel, kein Migrationsrisiko.