Modus Betrieb & Betreuung
Wir betreiben und warten deine Software, kümmern uns um geprüfte Modul-Updates und setzen kleinere Änderungen an bestehenden Abläufen um.
Hosting, Backups, Support und Fehlerbehebung sind enthalten.
Zwischen Baustelle, Büro und Software
bleibt zu viel Arbeit liegen.
Wir verbinden deine bestehenden Systeme, automatisieren Büroarbeit von Anfrage bis Rechnung und zeigen, welche Baustellen sich wirklich rechnen.
„In der Zentrale kommt der Schein fertig kontrolliert vom Filialleiter an, mit Preisen, ohne Zettel.“
Christian Lugar · Geschäftsführer, Lugar Installateur, 4 Standorte · Referenzen ansehen
Ein Auszug aus Systemen, mit denen wir in bisherigen Projekten gearbeitet haben.
Deine Abläufe, digital nachgebaut
Wir verbinden dein ERP, deine E-Mails und die Erfassung vor Ort.
Verbindliches geht erst nach deiner Freigabe raus.
- MailOutlook, Gmail etc.
- MobilFotos, Zeiten, Notizen
- TelefonAnruf-Notiz
- WebsiteAnfrage-Formular
werkflowprüft, ordnet, legt an
- Angebots-Entwurfdu gibst frei
- Auftrag + ProjektStunden, Material laufen mit
- RechnungEntwurf aus dem Lieferschein
- BMD · RZL · DATEVSteuerberater-fertig
Aus Anfragen werden Aufträge
Keine Anfrage geht mehr unter, egal ob Mail, Anruf-Notiz oder Website. Du prüfst den Angebots-Entwurf und gibst frei, alles andere läuft von selbst.
- Anfrage eingegangen: Mail, Anruf oder WebsiteAutomatisch
- Angebots-Entwurf fertigPrüfen & freigeben
- Angebot versendetFreigegeben
- Nachgefasst an Tag 7Automatisch
- Auftrag angenommen, digital unterschriebenErledigt
- Aufgabe ans Team verteiltAutomatisch
Erweiterbar, wenn du es brauchst: Sofort-Bestätigung an den Kunden · Angebot aus deinen Preisen & Stammdaten · Online-Terminbuchung · Nachfass-Rhythmus einstellbar
Vom Einsatz zur Rechnung
Kein Zettel, kein Fax, kein Abtippen: Dein Monteur erfasst Lieferschein und Fotos am Handy, daraus entsteht der Rechnungs-Entwurf. Du gibst frei, die Rechnung geht raus.
- Monteur erfasst Lieferschein am HandyErledigt
- Kunde unterschreibt digital vor OrtErledigt
- Baustellenfotos landen am ProjektAutomatisch
- Rechnungs-Entwurf fertigPrüfen & freigeben
- Rechnung per Mail an den KundenFreigegeben
Erweiterbar, wenn du es brauchst: Wartungserinnerungen · „Monteur unterwegs“-Info · Servicehistorie je Anlage · Bewertungsanfrage nach Abschluss
Jedes Projekt im Blick
Mit dem Auftrag entsteht das Projekt, und ab da läuft alles mit: Stunden, Material, Regie. Du siehst, ob du verdienst und warum, nicht erst bei der Abrechnung, sondern währenddessen.
- Auftrag erstellt, Projekt automatisch angelegtAutomatisch
- Team erfasst Stunden unterwegsLäuft mit
- Material und Regie laufen mitLäuft mit
- Rechnungs-Entwurf fertigPrüfen & freigeben
- Profitabilität je ProjektAutomatisch
Erweiterbar, wenn du es brauchst: AZG-konforme Zeiterfassung · Urlaubsverwaltung mit Freigabe · Handlungsempfehlungen je Projekt
Buchhaltung läuft mit
Belege zusammensuchen war gestern: Eingangsrechnungen werden erkannt, kategorisiert und abgelegt, Mahnungen gehen nach deinen Regeln raus. Der Steuerberater bekommt alles fertig sortiert.
- Eingangsrechnung aus Postfach oder vom HandyEingegangen
- Beleg erkannt und am Projekt abgelegtAutomatisch
- Ausgangsrechnung überfällig, Erinnerung rausAutomatisch
- Mahnung versendetAutomatisch
- Übergabe an den SteuerberaterFertig kategorisiert
Erweiterbar, wenn du es brauchst: Mahnstufen & Ausnahmen einstellbar · Skonto-Wächter · Doppelte Rechnungen erkennen · BMD-, RZL- und DATEV-Export
Dein Firmencockpit
Du siehst, was vorher unsichtbar war.
Echter Blick in die Demo · Musterdaten
Weil alles in einem System zusammenläuft, zeigt dir dein Cockpit auf einen Blick, welcher Auftrag wirklich verdient, wer was leistet und wo Zeit versickert: Auswertungen, die sich sonst nur Konzerne leisten. So belohnst du die richtigen Leute und entscheidest auf Fakten statt Bauchgefühl.
Möglich, sobald deine Daten zusammenlaufen:
Deckungsbeitrag je Auftrag
Umsatz nach Kundenart
Leistung je Mitarbeiter
Stundensatz real vs. kalkuliert
Ausgaben je Kategorie
Auslastung je Team
Gebaut von jemandem, der solche Analysen fünf Jahre lang für Großunternehmen entwickelt hat.
Was Betriebe mit werkflow erreichen
-
Christian LugarGeschäftsführer, Lugar Installateur4 Standorte: Wien, Mödling, Linz, Innsbruck
Lieferscheine aus allen vier Standorten kommen digital und mit Preis in der Zentrale an.
„In der Zentrale kommt der Schein fertig kontrolliert vom Filialleiter an, mit Preisen, ohne Zettel.“
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Katharina LangederKaufmännische Leitung, ALUCLIP FenstersanierungMistelbach bei Wels, Oberösterreich
Anfrage, Angebot und Auftrag laufen in einem System, der Status kommt direkt aus KLAES.
„Keine Standardlösung mit hundert Funktionen, die niemand braucht, sondern genau die Funktionen, die uns im Alltag weiterbringen.“
-
Sebastian TürkdoganInhaber, Chamelion MalermeisterKufstein, Tirol
Stunden, Material und Fotos kommen vom Handy, die Stundenaufzeichnung entsteht aus denselben Buchungen.
„Bei euch sieht man: Ihr habt komplett erfasst, worum es uns geht.“
In vier Schritten zum ersten Ablauf
1
Gespräch
Tag 1 · 15 MinutenDu erzählst, wie es bei dir läuft. Wir hören zu.
2
Analyse & Angebot
Zeitplan nach SystemprüfungWir prüfen deine Systeme mit deinem Team, legen Zeitplan und Umfang fest und vereinbaren Konditionen schriftlich.
3
Einrichtung
erster vereinbarter AblaufWir bauen zuerst, was bei dir den größten Hebel hat.
4
Betreuung
laufend nach dem StartEinführung fürs Team, laufender Support und Erweiterungen, wenn sich Abläufe ändern.
Betreuung im Alltag. Entwicklung, wenn du sie brauchst.
Modus Entwicklung
Für Monate mit einem vorab vereinbarten größeren Entwicklungsziel reservieren wir zusätzliche Kapazität. Betrieb & Betreuung läuft dabei weiter.
In diesen Monaten gilt ein höherer Retainer. Danach gilt wieder der Modus Betrieb & Betreuung.
Über uns
Moritz
Betrieb & KundenDein Ansprechpartner vom ersten Gespräch an:
Moritz kennt die Abläufe in den Betrieben, übersetzt zwischen Baustelle und Technik und sorgt dafür, dass werkflow im Alltag wirklich funktioniert.
Luca
Technik & AutomatisierungLuca hat fünf Jahre lang KI-Systeme für Großunternehmen gebaut.
Heute automatisiert er mit derselben Technik die Büroarbeit im Handwerk: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und alles, was sonst abends liegen bleibt.
Häufige Fragen
Was kostet das?
Im Modus Betrieb & Betreuung kümmern wir uns um Hosting, Backups, Support, Fehlerbehebung, geprüfte Modul-Updates und kleinere Anpassungen. In Monaten mit einem vorab vereinbarten größeren Entwicklungsziel gilt der Modus Entwicklung mit höherem Retainer und zusätzlicher Kapazität. Danach geht es im Modus Betrieb & Betreuung weiter. Die Konditionen vereinbaren wir vor Beginn schriftlich.
Verschickt werkflow einfach Angebote oder Rechnungen an meine Kunden?
Nein. Alles Verbindliche bereitet werkflow nur als fertigen Entwurf vor. Du prüfst, verfeinerst und gibst frei. Bei einer Regierechnung ist das ein Klick, bei einem komplexen Angebot dein Feinschliff auf fertiger Grundlage. Ohne deine Freigabe geht nichts raus.
Ist werkflow ein fertiges Programm von der Stange?
Nein. werkflow ist kein neues ERP und kein Standard-Tool. Wir bauen auf deinen bestehenden Systemen auf, ohne Umzug und ohne Risiko. Und du bekommst fertige, laufende Systeme statt Berater-Folien: Was im Angebot steht, wird gebaut. Wie sich das von klassischer Handwerkersoftware in Österreich unterscheidet, liest du hier.
Gibt es Förderung dafür?
Ja. Bund und Länder fördern Digitalisierungsprojekte je nach Bundesland mit bis zu 35 %, aktuell zum Beispiel in Tirol, Oberösterreich und Wien. Welche Förderung zu deinem Vorhaben passt, klären wir im Erstgespräch und helfen dir beim Antrag.
Läuft das mit meiner Buchhaltung und meinem Steuerberater?
Ja. Du musst keine Software wechseln: Wir bauen auf dem auf, was du schon hast, ob Klaes, EasyFirma, Excel oder bisher gar nichts. Belege liefern wir fertig sortiert für BMD, RZL oder DATEV, dein Steuerberater muss nichts ändern.
Jetzt Erstgespräch buchen
Wir schauen auf Software, Zeitgewinn und Kosten. Danach hast du deinen Fahrplan. So läuft der Check ab.
„Jetzt landet alles automatisch im System. Ich schau kurz drüber, fertig.“
Markus Schneeberger · Xylo Vans, Peuerbach · Referenzen ansehen
Noch nicht sicher?
